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城乡结合社区档案管理工作现状及发展分析
2019-09-18 08:53:03 来源:胶东网 作者: 【 】 浏览:72次 评论:0
    在我国经济稳定发展的大背景之下,社会管理服务的水平也处在稳步提升的过程当中。社区居委会作为社会管理服务的神经末梢,发挥着重要的自治管理、服务职能、教育职能和监督职能。社区涉及的工作面广,工作内容繁多。逐步完善档案管理制度、进行规范化的档案管理、推进档案信息化建设已经成为社区工作中的重要组成部分,档案管理在社区工作的地位不断提高,对社区建设有意义重大。2015年,民政部部务会议审议通过了《城市社区档案管理办法》,该办法对城市社区档案管理的标准、管理方式、利用方法、到期档案、涉密档案的管理和处理进行了简明扼要的规范,对城市社区的档案管理工作具有指导意义。
    城乡结合社区是随着城镇化发展而形成的,相较于成熟的城市社区,城乡结合社区发展起步晚,日常运行之中面对的群众异质性大,社会事务复杂,与此同时,城乡结合社区的管理模式在探索前进的过程中还未完全成熟,社区档案工作也亟待进步。
一、城乡结合社区档案管理工作的意义
(一)进行社区档案管理能够促进社区职能的不断完善,是促进社区发展的必然要求。
    城乡结合社区因其地理位置特殊,辖区范围内的人口性质复杂,在为城镇居民服务的同时,要兼顾辖区范围内居住的农村居民的社会服务工作,包含社区党群管理、社区民生事项服务、社区基础设施建设等方方面面。随着社会经济的不断发展,居民生活水平的逐步提高,社区管理范围的不断扩展,其管理的内容也不断增多,社区的档案管理工作也正向着多元化、复杂化的方向发展,对社区运行过程中所产生的的档案材料进行分门别类的管理,能够有效的捋顺社区运行体制,完善社区的服务管理职能。根据居民的实际需求,对社区管理的各方面工作进行分门别类的收集和整合,不仅能对社区的服务工作进行及时的总结和归纳,更能对通过档案材料的收集。记录社区建设与管理服务的实际情况,真实记录有保存价值的社区活动,从而对社区居民的生活状态与需求形成科学研判来辅助决策,采取正确措施维护居民权益,有效的推动和谐社区建设。
(二)进行社区档案管理能够为提供高质量的服务居民奠定基础。
    做好社区档案管理工作是提高社区居民生活水平和质量和必然要求。完善的档案管理和查询制度,能够为居民信息查询提供依据,例如社区工作人员,通过对政策信息及社区共建单位提供信息的整合,建立信息档案,即时为社区无业、失业人员有针对性的提供再就业的信息,为有业务办理需求的居民提供政策查询依据,切实提高居民对专业业务办理的满意度。与此同时,社区档案管理还可以为解决社区建设管理中存在的问题提供保障,有效的维护社区居民的基本利益,提高社区的服务质量,促进社区服务高效率的发展,为居民营造和谐稳定的社区环境。
(三)进行社区档案管理能够丰富档案资源建设意义重大。
    社区的档案记录与管理虽然具有明显的独立性特征,但仍是镇街、区市甚至更高层面档案资源组成的重要部分。城乡结合社区服务职能多,在档案资料收集与整合过程中发挥着不可替代的作用。只有社区在档案记录与管理当中保障完整性与真实性,地区的档案资源建设的总体质量才会不断提升。将社区档案管理工作纳入日常工作范畴之内,通过深入社区档案的服务与利用工作,来推动地区档案资源建设的深度与广度,抓住社区档案建设的契机,确保社区档案管理水平,才能促进档案事业整体更好更快的发展。
二、城乡结合社区档案管理工作的困境
    在城市化进程不断推进的当下,城乡结合社区的探索式发展也成为了普遍现象。由于其自身地理位置、管辖区域、人口性质、基建条件等各方面的特性,完全照搬照抄成熟城市社区的各类管理模式,并不能适应现实的需求。尤其是在档案管理方面,城乡结合社区需要管理的档案在数目、类别上都元多于一般的城市社区,因此,城乡结合社区在档案管理工作中不可避免的面临着比一般社区更大的压力和更多的困难,具体表现为以下几个方面:
(一)城乡结合社区档案管理基础薄弱。
    城乡结合社区发展起步比较晚,是随着城镇化建设而同步发展的新兴社区,由于原本的城郊居民生活小区缺少社区和规范化的物业管理,城郊村村委会对档案管理重视程度不足,在城乡结合社区建立起来之初,档案工作是在零基础的条件下发展起来的。社区工作人员需要统筹社区的实际情况,对辖区范围内城乡居民涉及到的类型不同的档案进行统筹管理,涉及到的信息都需要通过上门走访的方式进行补充采集,从而保障信息完善、真实、实用。
(二)城乡结合社区档案管理总量庞大。
    以润泽社区为例,乳山口镇润泽社区成立于2015年,位于乳山市区南郊、乳山口镇北部,辖区内含宅口村、岚子村、打磨村三个行政村,另含润泽小区、金岭小区、鑫岭家园、金岭阳光、首饰厂家属楼等8个居民生活小区,社区共有居民3906户,常住人口9648人。相较于同区市的很多城市社区,城乡结合社区体量庞大,人口多,在进行档案分类整合和信息采集的过程当中工作量巨大。与此同时,社区日常管理与服务工作压力巨大,面对巨大的档案管理总量,社区档案工作容易陷入捉襟见肘的窘境。
(三)城乡结合社区档案管理类别复杂。
    城乡结合社区的特殊地理位置以及人口性质差异,导致档案管理工作种类繁多、分类复杂,需要兼顾城市居民以及农村居民的日常生活及档案管理需要,例如在涉及到社会保障、居民生活等问题上,城乡居民之间的管理制度存在差异,在管理上也需适当调整、区分。此外,社区的档案作为社区各项工作的记载,还涉及到民生工程、社区服务等多部门、多方面的管理,内容繁多,各项服务内容要求不断精细,也使得档案整理相对复杂。
(四)城乡结合社区档案管理规范化程度不足,标准不明确。
    完善的档案管理制度是社区档案管理工作的依据,但当前,城乡结合社区的档案管理制度不明确,要求不严格,缺乏硬性指标和考核规范。日常的档案管理工作也缺乏统筹的规划,社区与档案主管部门的衔接松散,档案管理工作中科学性不足的问题难以避免,档案管理与信息管理工作存在很明显的脱节现象,社区档案管理工作仅停留在表面。社区也存在档案管理存放过于分散,在管理和记录过程中,很容易导致一些重要的文件资料丢失的情况,整体而言,缺乏管理规范与标准的社区档案工作难出效率,质量也难以保障。
(五)城乡结合社区档案管理数字化水平低。
    大数据时代深入发展,信息化与数字化已经成为档案管理工作的重要支撑与可靠保障。打造互联互通、开放共享的社区档案管理平台,成为发展的必经之路。以数字化为支撑,可以有效提高信息查询的效率,充分保障数据的精准与完整。但是当前城乡结合社区在档案管理的信息化、数字化发展方面投入的精力少,无论在硬件设施配套还是信息管理录入方面都有欠缺,发展空间很大。
(六)城乡结合社区档案管理专业人员不足,水平不高。
    人才资源在档案管理工作中发挥着至关重要的作用。长期以来,档案管理岗位并不受重视,多数社区未设置专门的档案管理岗位,而是由社区工作人员顺带管理,因社区的日常管理、服务事务繁多,工作人员的压力巨大,分摊在档案管理工作上的精力不充足,档案管理工作发展缓慢。少有的部分社区设置了管理岗位,也难免人员流动较大、人员专业水平不高的问题,成为限制档案管理工作发展的瓶颈。
三、城乡结合社区档案管理工作的发展方向
(一)深入群众开展再摸底、再排查,确保档案基础信息真实有效。
    信息的真实准确是进行规范完善的档案管理的基础,是保障档案管理服务于民的先决条件。社区档案管理作为我国社会发展的真实写照,涉及到民生事物、社会保障等诸多方面,对保障居民生活水平和推进社区建设具有重大的意义。因此,为保障档案管理的一手资料真实有效,必须深入群众对相关信息进行再摸底、再排查。结合城乡结合社区的实际情况,对辖区内的居民生活小区按照网格划分的方式,将信息采集的相关要求向楼区长进行传达培训,协调楼区长与社区工作人员一道下沉居民小区进行逐户走访,做好信息采集与甄别,确保档案管理的信息基础准确有效。针对辖区内的城郊村,对村内的原始档案进行规范整合,针对农村居民的档案管理需要,以行政村为单位,依托村委会进行信息采集与整合。对两方档案进行综合管理,保障基础完善,管理有效。
(二)严格推进制度化管理,确保档案管理工作开展规范有序。
    近年来,《档案法》不断完善,《城市社区档案管理办法》的落实运行也逐渐规范化。城乡结合社区虽然没有相关办法作为指导工作开展的依据,但《档案法》、《城市社区档案管理办法》都可以作为城乡结合社区开展工作的重要依据。结合自身的现实状况,形成有操作性的档案管理制度,明确档案管理的分类以及归档的范围。一是要按照城市居民和农村居民对档案管理和查询的实际需要,制定好档案归档范围,防止遗漏。二是对需要管理的档案进行规范化分类。三是完善档案修订制度,对出现更改的情况需要立即对档案进行修正。四是完善档案查询制度,以便民利民为根本要求,为居民进行档案查询和使用提供便利。五是完善档案销毁制度,明确档案保存的时间要求,对需要交接和销毁的档案进行及时处理。
(三)探索数字化管理模式,确保档案查询使用方面便捷高效。
    推进档案数字化管理工作,完善社区数据库建设。对需要共享的档案范围进行合理化筛选,根据社区居民的需求确定数据库建设的内容,优先选择利用率高、覆盖面广的民生档案信息进行整合录入,加快建设涵盖公共服务、社会保障等多领域的民生档案数据体系,加强与各部门及档案管理部门之间的沟通与联系,对档案管理的新要求以及信息数据的新变动进行及时的更新。
(四)提升对社区档案管理工作重视程度,做好人员专业化培训。
    做好社区档案管理工作的前提,是要保障在思想上高度重视档案管理工作,为工作的开展提供充分的人力、物力保障,加大经费投入,建设专门的社区档案室和数字化档案管理平台,确保档案管理工作开展有阵地、有依托。加强对档案管理人员的专业技能培训,确保其熟练的掌握社区档案管理的分类标准和工作流程,能够灵活使用和维护数字化档案管理平台,具备充分的档案业务知识和业务能力,确保能为社区居民提供高质量的服务。建立起长效的人员管理和培训计划,保证城乡结合社区档案管理工作有序发展。
四、结语
    城乡结合社区作为城镇化发展过程中的过渡形式,其档案管理工作重视程度虽然不断提升,但仍然面临着许多困难与问题,规范化管理还难以完全实现。大数据时代下,居民获取信息的渠道不断扩展,信息保护意识与维权意识也不断提高,通过档案管理来满足居民信息保护、信息查询、资讯提供等多方面的需求已经成为应有之义。因此,必须逐步推进档案管理的制度化与数字化进程,不断提高对档案管理工作的重视程度,让城乡结合社区的档案管理走上循序渐进的走上规范化之路。(姜秀梅)
 
参考文献:
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[3]杨艳艳.社区档案管理工作面临的挑战及应对策略[J].兰台内外,2019(04):49-50.
[4]刘莹.民生档案社区“一站式”服务的模式研究[J].档案管理,2019(01):44-45.
[5]周伟,周爱君.大数据时代下社区居民健康档案的研究[J].现代信息科技,2019(02):197-198.
 

编辑:马立瑜

 
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